Adjointe Administrative

Maison d’aide et d’hébergement pour femmes victimes de violence conjugale et leurs enfants située à Lachine.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité de la directrice générale, l’adjointe administrative effectue les activités relatives au soutien administratif et comptable, l’organisation matérielle, la permanence et le secrétariat de la maison d’hébergement et collabore à l’organisation des campagnes de financement.

Soutien administratif aux campagnes de financement de l’organisme:

• • Participer activement à la planification et à la coordination de la campagne majeure, de la campagne annuelle, et des activités de publipostage.
  • Assurer un suivi administratif rigoureux pour garantir le succès des initiatives philanthropiques.
  • Gestion de la base de données des donateurs.

Soutien à la gestion des projets de construction et rénovations en cours :

• • Fournir un soutien administratif dans le cadre d’un projet de construction, incluant le suivi comptable et la gestion des demandes de remboursements TPS-TVQ.

Assurer les tâches administratives relatives à la conformité légale de l’organisme :

• • Assurer le suivi administratif des obligations légales de l’entreprise, en particulier en lien avec la Loi 25.
  • Contribuer à la documentation et à la conformité de manière proactive.
  • Suivi du plan d’action en matière de protection des travailleuses.
  • Élaboration du processus légale de révision de l’équité salariale des travailleuses.
  • Conciliations bancaires mensuelles et suivis budgétaires.

Gestion des Ressources Humaines :

• • Gérer les dossiers des employées et assurer le suivi administratif en lien ave le système de paie
  • Gérer le programme de REER collectif de l’employeur.
  • Gérer le programme d’assurances collectives de l’employeur.

1. Formation en Ligne :
   • Apporter un soutien administratif aux programmes de formations en ligne.
   • Coordonner les activités logistiques nécessaires pour assurer le bon déroulement des formations.

Gouvernance :

• • Préparer les supports nécessaires au bon fonctionnement des rencontres liées à la gouvernance.
  • Assurer un suivi administratif efficient pour faciliter les suivis par le conseil d’administration.

Compétences Requises :

• Diplôme d’études collégiales spécialisées ou plus dans un domaine connexe ;
• Expérience pertinente d’au moins 5 ans dans un poste similaire ;
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word, et Outlook.
• Grande attention aux détails et rigueur administrative.
• Bonne compréhension des enjeux liés à la gestion de projets et à la conformité légale.
• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit ;
• Maîtrise des logiciels PRODON (un atout) ;
• Maîtrise de CANVA ;