Adjointe-administrative – Ile des Soeurs

Gestior Inc. est à la recherche d’une adjointe administrative pour la gestion d’un immeuble de prestige à l’ile des Sœurs.

Le poste à combler nécessite les connaissances suivantes :

– Bilinguisme : excellentes habiletés de communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;

– Diplôme collégial (Technique de bureau/Secrétariat) ou expérience pertinente;

– De 1 à 3 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ou l’équivalent;

– Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);

– Connaissance du logiciel de gestion Condo Manager un atout;

– Aptitude à exécuter des tâches multiples simultanément et à respecter les échéanciers;

– Dynamisme, bon jugement, intégrité, sens de l’organisation et débrouillardise sont requis;

– Bon sens du service à la clientèle;

– Capacité à travailler sous pression et en équipe;

– Souci du détail.

Le travail consiste à assister le gestionnaire dans l’administration de l’immeuble, entre autres :  

• La rédaction de lettres et courriels aux copropriétaires et aux notaires
• La mise à jour des listes des registres
• Les suivis administratifs
• S’occuper des rapports de la fin de semaine et tous les jours faire copies de photos provenant de la caméra, distribuer à qui de droit et faire un suivi.
• Répondre aux visiteurs, copropriétaires, locataires et membres du CA, en personne ou au téléphone, aux interrogations et aux demandes de renseignements
• Recevoir et s’occuper du courrier.
• Préparer et distribuer les documents correspondants pour les réunions du Conseil d’administration et l’Assemblé générale.
• S’occuper des calendriers de réservation des suites d’invités et de la salle sociale­ préparer les contrats et s’occuper de recevoir les paiements et s’assurer que la salle est propre.
• Maintenir un système de classement efficace.
• Programmer puces et vignettes et maintenir tous les systèmes à jour.
• S’occuper de l’inventaire et commander les fournitures de bureau et produits d’entretien
• S’occuper de donner informations pour les paies et faire suivi des dossiers personnels (changement d’adresse)
• Vérification des factures avec les bons de commande et imputer dans logiciel Condo Manager
• S’occuper de la logistique des nouveaux locataires (emménagements, puces, etc.)
• Toutes autres tâches connexes.