Adjoint.e à la présidente-directrice générale

+ sur le poste 

La Fondation Hôpital Charles-LeMoyne recherche un.e adjoint.e à la présidente-directrice générale pour le remplacement d’un congé de maternité. Grâce à votre savoir-faire et votre savoir-être, vous contribuerez significativement aux activités quotidiennes de la Fondation. Relevant de la présidente-directrice générale, vous occuperez un rôle-clé en apportant un soutien administratif de grande qualité. Votre sens de l’organisation et de l’initiative, votre grand professionnalisme, votre aisance naturelle dans les relations interpersonnelles ainsi que vos compétences en rédaction et révision seront mises à profit dans les différentes responsabilités qui vous seront confiées. 

Plus spécifiquement, vous effectuerez plusieurs tâches administratives liées à la présidente-directrice générale. Vous coordonnerez diverses réunions, dont celles du conseil d’administration, et assurerez la gestion des octrois des dons. Vous agirez également en tant que personne-ressource pour le service de comptabilité externe. Chaque jour, vous travaillerez en étroite collaboration avec vos collègues et les bénévoles pour vous assurer de faire vivre la cause de la santé des patients de l’Hôpital Charles-LeMoyne.

+ sur les responsabilités

Administration, opérations et ressources humaines 

• Effectuer la gestion et le suivi de l’agenda, des courriels et du courrier de la présidente-directrice générale, en fonction des priorités établies. 

• Rédiger, réviser et mettre en page diverses lettres et ententes, incluant la préparation et la révision de documents de nature stratégique pour les demandes de dons et autres sollicitations. 

• Assurer la mise à jour des dossiers liés à la direction générale. 

• Préparer les feuilles de temps et les transmettre, sur approbation de la directrice générale adjointe et opérations. Conjointement avec cette dernière, faire le suivi des vacances et des congés de maladie. 

• Selon les besoins, recruter des bénévoles au soutien administratif, coordonner leur implication et les superviser. 

Gouvernance et conseil d’administration 

• Convoquer, préparer et assister aux rencontres du conseil d’administration, incluant la préparation des documents afférents. Assurer la prise en charge des suivis qui en découlent, conjointement avec la présidente-directrice générale.  

• Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et colliger les résolutions.  

• Convoquer les rencontres des comités issus du conseil d’administration et préparer les documents afférents sur demande. Assurer la prise en charge des suivis qui en découlent, conjointement avec la présidente-directrice générale.  

• Collaborer au suivi des candidatures au poste d’administrateur et à l’intégration des nouveaux administrateurs élus. Faire les suivis administratifs requis suite à l’arrivée, au départ, ou à tout changement de fonction d’un administrateur.  

• Prendre en charge certaines communications aux membres du conseil d’administration, à la demande de la présidente-directrice générale.  

Octrois des dons 

• Coordonner le processus de demande de dons provenant de l’Hôpital. Conjointement avec la présidente-directrice générale, vérifier l’admissibilité des demandes en vertu de la politique de don de la Fondation. Faire le suivi des demandes reçues en cas d’acceptation, de refus ou de demande incomplète.  

• Suivant l’autorisation des demandes de don, faire le suivi de l’évolution des projets financés, du dépôt du projet jusqu’à sa réalisation. 

• Tenir à jour la liste des engagements en cours et en faire la conciliation mensuelle, suite aux décaissements effectués.  

Comptabilité 

• Agir à titre de personne contact pour le service de comptabilité externe.  

• Exécuter la comptabilité de base : suivi des comptes à payer, codification et transmission des factures, conciliation mensuelle du relevé de carte de crédit, suivis budgétaires, etc.  

• Assurer le suivi des fonds dédiés de la Fondation. Préparer et transmettre le rapport trimestriel aux responsables des fonds.  

• Participer à l’audit financier annuel au besoin.  

Soutien dans diverses initiatives 

• Contribuer activement au succès de l’équipe en apportant un soutien adéquat, selon les projets. 

+ sur le profil recherché

Formation et expérience 

• Baccalauréat en administration ou avec une expérience équivalente 
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire 

Compétences linguistiques 

• Excellentes capacités rédactionnelles en français 
• Maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit 

Compétences techniques 

• Connaissance de la suite Microsoft Office 
• Connaissance de logiciels de base de données comme Prodon (atout) 

Qualités personnelles 

• Sens de la discrétion et du discernement 
• Souci du détail (rigueur) et éthique de travail irréprochable 

• Grande autonomie 
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément (gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés) 
• Intelligence émotionnelle et bon entregent 
• Désir de travailler dans un environnement en changement 

Connaissance du secteur 

• Connaissance du milieu philanthropique (atout) 

+ sur ce que nous vous offrons

• Faire partie d’une équipe visionnaire où les mots collaboration et innovation sont nos mantras! 
• Un poste temporaire à temps plein (semaine de 35 heures) du 2 juillet 2024 au 12 septembre 2025 
• Un salaire compétitif selon votre expérience 
• Un horaire de travail en mode hybride 
• Des bureaux modernes avec stationnement gratuit 
• Congés fériés, vacances et un horaire flexible pour profiter des vendredis d’été 
• Des activités d’équipe