Technicien en gestion d’événements

Sommaire:

Le technicien en gestion d’événements relève de la directrice – Gestion d’événements. Travaillant en étroite collaboration avec d’autres secteurs de l’organisation, il se voit confier la responsabilité de la gestion des salles exécutives et événementielles pour un ou plusieurs édifices de l’organisation. Sa rigueur, son sens de l’organisation, son agilité et sa capacité à gérer les imprévus permettront un accompagnement personnalisé aux demandeurs pour des rencontres et événements répondant aux plus hauts standards de qualité.

Vous vous réaliserez dans les tâches et fonctions suivantes :

• Gérer le calendrier de réservation en analysant les demandes entrantes;
• Confirmer la disponibilité des salles aux demandeurs ou proposer des alternatives en cas de non-disponibilité;
• Effectuer une prise de besoins auprès des clients selon les types d’activités;
• Effectuer et suivre les demandes de biens et services internes et externes;
• Veiller à ce que les besoins des demandeurs soient respectés et réalisés;
• S’assurer de la conformité du matériel et de l’inventaire des salles;
• Coordonner l’arrivée de fournisseurs externes lors des événements et veiller à ce qu’ils soient encadrés;
• Veiller au bon déroulement des activités et assurer le contrôle-qualité;
• S’assurer de la propreté des lieux et que l’aménagement des espaces correspondent aux besoins des utilisateurs.
• Agir comme point de contact auprès des différents secteurs de l’organisation pour les salles exécutives et événementielles;
•  Effectuer divers travaux techniques à caractère administratifs;
• Veiller au respect des processus établis et à leur mise à jour (si requis);
• Assurer la gestion des billets (commandites ou abonnement) sous la responsabilité de la Direction principale – Communications corporatives en suivant la procédure établie;
• Apporter un support aux conseillers en communication lors d’événements (si requis);
• Apporter un support pour la gestion des objets promotionnels et du matériel de pavoisement (si requis);
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du gestionnaire.

Vos qualifications et talents :

• Détenir une formation collégiale en communication, en organisations d’événements et de congrès, hôtellerie ou toute autre discipline connexe;
• Trois (3) ans d’expérience pertinente;
• Posséder un grand sens de l’organisation de la logistique;
• Démontrer d’excellentes habiletés relationnelles, être orienté client;
• Sens du détail et minutie;
• Communiquer efficacement et dans un esprit collaboratif;
• Être autonome et débrouillard;
• Démonter la capacité à définir les priorités, à gérer plusieurs dossiers simultanément, à travailler sous pression et agir en mode solution;
• Flexibilité et disponibilité au niveau des horaires de travail (À l’occasion, peut être appelé à travailler parfois le soir et la fin de semaine);
• Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtriser les logiciels applicables à la fonction.
• Bilinguisme un atout.

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