Secrétaire de direction – Institut de l’énergie Trottier et Carrefour de modélisation énergétique

Montréal, Québec, Canada Expire dans 8 days

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Polytechnique Montréal est une université d’ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l’aube de son 150^e anniversaire, elle accueille aujourd’hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Supérieurs immédiats
Directeur exécutif de l’Institut de l’énergie Trottier
Louis Beaumier

Directeur exécutif au Carrefour de modélisation énergétique
Édouard Clément

Sous la direction des gestionnaires responsables de l’Institut de l’énergie Trottier (IET) et du Carrefour de modélisation énergétique (CME), la personne recherchée assiste ceux-ci dans l’accomplissement de leurs mandats en participant aux opérations reliées à la gestion des opérations courantes, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique aux missions des deux organisations. En l’absence d’un de ses supérieurs, voit au maintien et au suivi de certaines opérations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Participe aux différentes activités reliées à la gestion des opérations courantes, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
Collabore à la bonne marche des organisations en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement de l’IET et du CME;
Effectue le suivi des budgets d’opération et des projets spéciaux pilotés par les organisations. Compile et enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Traite les différentes demandes de paiement, de remboursement et autre formulaires liés aux finances;
Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales (p. ex. : colloques, congrès, symposiums, conférences, etc.) tant à Polytechnique qu’ailleurs au Canada. Prend en charge la logistique de la communication, des invitations, des relances et du suivi post activité. Organise les déplacements et l’hébergement tant du personnel des organisations que des invités aux activités organisés à Polytechnique;
Prend en charge l’administration des programmes et concours (p. ex. : appel à projets, concours de bourses, programmes de soutien aux collaborations et à la diffusion, etc.);
Gère les boîtes courriels organisationnelles et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
Fait les mises à jour nécessaires sur les différentes plateformes (site Web, twitter, Linkedln, etc.). Gère les listes de contacts;
Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Dans certains cas, assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe des documents;
A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes personnes intervenantes, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes;
Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

EXIGENCES

Scolarité

Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.

Autres

Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

RÉMUNÉRATION

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
– 20 jours de vacances annuelles
– 15 jours fériés
– Congés sociaux et parentaux
– Horaire de travail réduit durant la période estivale
– Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
– Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
– Programme d’aide au personnel et Service de télémédecine
– Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
– Programme complet d’assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL

Emploi subventionné.
Temps complet – 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).

Comment postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le lien suivant : https://www.polymtl.ca/carriere/offres-demploi/secretaire-de-direction-institut-de-lenergie-trottier-iet-et-carrefour-de-modelisation-energetique Date limite de soumission des candidatures : dimanche 27 août 2023, à 17 h. Prendre note que les entrevues se dérouleront dans le courant du mois de septembre. Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.