Commis aux ressources humaines (Régulier) Service des ressources humaines

Montreal, Quebec, Canada Expire dans 3 heures

Polytechnique Montréal est une université d’ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l’aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd’hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans son unité. Accueille et informe la clientèle et participe à l’organisation et la coordination de rencontres diverses. Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs, effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, les photocopies et l’assemblage de documents. La personne recherchée, n’étant pas identifiée à un secteur en particulier, aura à se déplacer d’un secteur à l’autre du Service des ressources humaines et au Bureau de la retraite pour combler des besoins de main-d’oeuvre. Elle peut être déplacée d’une affectation à l’autre.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires administratives ou financières ainsi que des pages Web. Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : demande de paiement ou d’achat, demande de remboursement de dépenses, prise d’inventaire (p. ex. : locaux, matériel, téléphonie, etc.), retour de marchandise et renouvellement des fournitures de bureau;
  • Produit des listes et des rapports requis à l’aide des logiciels appropriés. Vérifie l’exactitude des données et apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes;
  • Voit à la mise à jour de documents propres à son unité. Transmet l’information aux instances, aux unités et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis et fait le suivi;
  • Effectue la saisie et la mise en page de documents tels que : lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Vérifie l’exactitude des données, la qualité du français et l’esthétique de la présentation et s’assure de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d’ordre courant;
  • Organise des réunions, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Au besoin, assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Participe à la préparation et à l’organisation matérielle d’événements spécifiques tels que : ateliers, formations, colloques, congrès et expositions. Communique avec les personnes-ressources afin d’identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
  • Collige de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités;
  • Tient à jour les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que : traitement de texte, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique et logiciel maison. Fait l’apprentissage des nouveaux logiciels mis en application (p. ex. : GEADE, SAFIRH, Alfresco ou autres applications pertinentes pour le poste);
  • Assume la responsabilité du système de classement et effectue le classement et l’archivage requis. Tient à jour les dossiers et les fichiers informatiques de gestion;
  • Effectue des recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements;
  • Accueille la clientèle, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usager à la personne responsable;
  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques. Note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
  • Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils de bureau tels que : ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

EXIGENCES

Scolarité

  • Diplôme d’études secondaires (DES).

Expérience

  • Une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
  • Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.

RÉMUNÉRATION

Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $), auquel s’ajoute une prime de 6 %.

– 20 jours de vacances annuelles;
– 15 jours fériés;
– Congés sociaux et parentaux;
– Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d’été);
– Possibilité de télétravail;
– Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
– Programme d’aide au personnel et Service de télémédecine;
– Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
– Programme complet d’assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL

Temps complet – 35 heures par semaine.

Comment postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez cliquer ici pour soumettre votre candidature: https://www.polymtl.ca/carriere/offres-demploi/commis-aux-ressources-humaines-regulier-service-des-ressources-humaines Date limite de soumission des candidatures : vendredi 9 septembre 2022, à 17 h. Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
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