Adjoint(e) de direction-Québec ou Montréal

Joignez-vous à l’équipe du Vice-Président à l’assurance des entreprises afin de mettre à profit vos compétences, votre dynamisme et votre proactivité en tant adjoint(e) de direction. Votre rôle permettra d’assurer un soutien technique dans l’exécution des travaux de secrétariat et de certains travaux à caractère administratif.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes 

1. Assurer un soutien direct au Vice-Président
   • Gestion et mise à jour de l’agenda.
   • Gestion des courriels adressés au vice-président.
   • Préparation de lettres et projets de lettres, de notes de service, de comptes rendus de réunions, de rapports, etc.
   • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
   • Prépare les comptes de dépenses, vérifier les comptes pour frais de représentation.
2. Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et à l’exécution des réunions de la vice-présidence et du comité de gestion 

• • Planifier les réunions et planifier l’ordre du jour de celles-ci.
  • Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des personnes impliquées ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
  • Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.

• Participer à la préparation du budget et au maintien des rapports budgétaires tout au long de l’année afin de permettre d’assurer le contrôle de dépenses.
• Procéder au classement des dossiers et documents.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et en faire les suivis, s’il y a lieu.
• Préparer les réquisitions des articles de bureau, des formulaires ainsi que des objets promotionnels pour son secteur.
• Assister les deux Directions principales de la Vice-présidence pour les demandes ad hoc.

Vos talents et vos qualifications 

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique
• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
• Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite.
• Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.

Lieu de travail

Québec ou Montréal. La personne devra être ouverte à se déplacer occasionnellement au siège social de Québec lorsque requis.

Joignez-vous à notre grande équipe!

Bien que toutes les candidatures soient prises en considération, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité et encourageons les femmes, les minorités visibles et les autochtones à présenter leur candidature.