Adjoint(e) de direction

En tant qu’adjoint(e) de direction au sein de Beneva, vous aurez à assister directement le Vice-président exécutif et leader stratégique, expérience client et marketing. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et votre sens de l’initiative. Votre support sera également requis afin d’aider à l’occasion les directions et les directions principales de la Vice-présidence.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes  :

• Apporter un support direct à votre supérieur immédiat:
  • Tenir à jour l’agenda et prise en charge des courriels.
  • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
  • Prépare les comptes de dépenses, vérifie les comptes pour frais de représentation.
  • Préparer les lettres, les notes de service, les rapports et autres documents et assurer la correction de documents, lorsque requis.
  • Prise en charge de l’arrivée/départ de ressources (consultants, employés, etc.).
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions de la vice-présidence et du comité de gestion :
  • Planifier les réunions et planifier l’ordre du jour de celles-ci.
  • Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des personnes impliquées ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
  • Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires et maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier aux personnes concernées et distribuer aussi des comptes rendus de réunions, des rapports et toute autre documentation.

Vos talents et qualifications :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
• Cumuler un minimum de cinq (5) à sept (7) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont trois (3) à titre de secrétaire de direction.

Exigences et compétences requises :

• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
• Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite.
• Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.
• Avoir de très bonnes habiletés d’organisation et de planification.

Lieu de travail

• Québec. La personne devra être ouverte à se déplacer occasionnellement au siège social de Québec lorsque requis.

Une carrière dans une entreprise où la collaboration et la diversité des expertises sont mises à l’avant-plan vous intéresse? Joignez-vous à notre grande équipe composée de plus de 5 000 employés bienveillants!

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité et encourageons les femmes, les minorités visibles et les autochtones à présenter leur candidature.

Date de fin de parution: 18/11/2022