ADJOINTE ADMINISTRATIVE – QUÉBEC

Québec, Québec, Canada Expire dans 4 semaines

Sommaire de la fonction

 

Sous l’autorité immédiate de la vice-présidente, le titulaire assure un soutien technique dans l’exécution des travaux à caractère administratif.

 

Plus précisément :

  • Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda électronique de la vice-présidente. Convoquer les rencontres, événements, statutaires et autres.
  • Traiter les commandes administratives à la demande de la vice-présidence exécutive ou en provenance d’autres unités administratives de Beneva.
  • Assurer un soutien technique et administratif en ressources humaines, financières et matérielles, dont notamment pour ce qui concerne
    • le suivi de la dotation des postes en effectuant les recherches nécessaires, le suivi du processus de dotation, afin de permettre à son supérieur de maintenir une lecture claire et précise de l’état de situation des ressources humaines de la vice-présidence.
    • la préparation et le suivi du budget en effectuant les recherches nécessaires, la saisie des données et la vérification du contenu, le maintien des rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
    • les réquisitions des articles de bureau, des formulaires ainsi que des objets promotionnels pour son secteur.
  • Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres de la vice-présidente.
  • Assister aux rencontres de la vice-présidence et participer à l’animation de segments d’ordre administratif.
  • Organiser la logistique et participer aux activités sociales de la vice-présidence.
  • Effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports à la demande de la vice-présidente.
  • Assurer l’organisation, le classement, le suivi, l’archivage et l’épuration de la documentation de référence de la vice-présidence dans les répertoires électroniques.
  • Apporter un soutien ponctuel aux gestionnaires de la vice-présidence lorsque requis.
  • Collaborer, avec l’équipe d’adjointes de la vice-présidence exécutive.
  • Exécuter toute autre tâche à la demande de son supérieur.

 

Profil recherché :

 

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou en bureautique
  • Posséder sept (7) ans dans un poste d’adjointe administrative dont trois (3) ans dans un poste d’adjointe à la haute direction
  • Posséder une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l’anglais; le bilinguisme constituant un atout.
  • Excellente maîtrise des outils de MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, One Note), Adobe Acrobat
  • Aisance dans la rédaction de textes, rapports.
  • Aisance avec la manipulation des nouvelles technologies (Teams, Webex, vidéoconférence, téléphones intelligents, surfaces, etc.)
  • La connaissance du domaine de TI sera considérée comme un atout

 

Compétences recherchées :

  • Posséder un grand sens de l’initiative, de débrouillardise, de l’autonomie, de créativité et un excellent esprit d’équipe
  • Démontrer de l’enthousiasme pour son travail, posséder d’excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et avoir une capacité à communiquer aisément
  • Faire preuve de rigueur et souci du détail
  • Détenir un grand sens de l’organisation et de la méthode, une bonne capacité pour la gestion du stress, la priorisation des tâches, et une facilité d’adaptation
  • Faire preuve de discrétion, d’un haut niveau de confidentialité et d’éthique
  • Démontrer flexibilité et ouverture
  • Faire preuve de diligence dans le respect des échéanciers.
Cette offre d’emploi a expiré !
Beneva née du regroupement de La Capitale et de SSQ Assurance

Adjointe administrative Permanent
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