Adjointe administrative-Québec ou Montréal

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Ville : Québec ou Montréal

Sous l’autorité immédiate du vice-président, le titulaire assure un soutien technique dans l’exécution des travaux de secrétariat et de certains travaux à caractère administratif.

Vous relèverez les défis professionnels suivants :

Assurer un soutien technique et administratif à la préparation des réunions de la vice-présidence :
- Convoquer, par écrit ou par téléphone, les participants pour assister aux réunions.
- Planifier les réunions en vérifiant auprès des personnes impliquées les sujets qu’ils désirent aborder.
- Coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
- Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.
Préparer les lettres, les notes de service, les comptes rendus de réunions, les rapports et autres documents.
Apporter un soutien administratif à son supérieur en réglant un certain nombre de détails administratifs :
- Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
- Préparer les comptes de dépenses, vérifier les comptes pour frais de représentation.
- Tenir à jour l’agenda.
- Rédiger la correspondance courante et de projets de lettres.
Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires, s’occuper de la saisie des données et en vérifier le contenu. Maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
Recevoir, trier et distribuer le courrier aux personnes concernées et distribuer aussi des comptes rendus de réunions, des rapports et toute autre documentation.
Procéder au classement des dossiers et documents.
Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, fournir les renseignements d’usage et, s’il y a lieu, prendre en note les messages.
Préparer les réquisitions des articles de bureau, des formulaires ainsi que des objets promotionnels pour son secteur.
Exécuter toute autre tâche à la demande de son supérieur.

Profil recherché :

Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique
Cumuler un minimum de sept (7) années d’expérience dans le domaine du secrétariat dont trois (3) à titre de secrétaire de direction.
Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et Power Point.
Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite.
Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.