Adjointe administrative-Québec ou Montréal

Montréal, Québec, Canada Expire dans Illimité

Ville : Québec ou Montréal

Sous l’autorité immédiate du vice-président, le titulaire assure un soutien technique dans l’exécution des travaux de secrétariat et de certains travaux à caractère administratif.

Vous relèverez les défis professionnels suivants :

  • Assurer un soutien technique et administratif à la préparation des réunions de la vice-présidence :
    • Convoquer, par écrit ou par téléphone, les participants pour assister aux réunions.
    • Planifier les réunions en vérifiant auprès des personnes impliquées les sujets qu’ils désirent aborder.
    • Coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
    • Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.
  • Préparer les lettres, les notes de service, les comptes rendus de réunions, les rapports et autres documents.
  • Apporter un soutien administratif à son supérieur en réglant un certain nombre de détails administratifs :
    • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
    • Préparer les comptes de dépenses, vérifier les comptes pour frais de représentation.
    • Tenir à jour l’agenda.
    • Rédiger la correspondance courante et de projets de lettres.
  • Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires, s’occuper de la saisie des données et en vérifier le contenu. Maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier aux personnes concernées et distribuer aussi des comptes rendus de réunions, des rapports et toute autre documentation.
  • Procéder au classement des dossiers et documents.
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, fournir les renseignements d’usage et, s’il y a lieu, prendre en note les messages.
  • Préparer les réquisitions des articles de bureau, des formulaires ainsi que des objets promotionnels pour son secteur.
  • Exécuter toute autre tâche à la demande de son supérieur.

 

 

Profil recherché :

 

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique
  • Cumuler un minimum de sept (7) années d’expérience dans le domaine du secrétariat dont trois (3) à titre de secrétaire de direction.
  • Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et Power Point.
  • Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite.
  • Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
  • Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.
Bénéva

Adjointe administrative Permanent
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