Adjoint de direction

Québec, Québec, Canada Expire dans 10 days

Joignez notre organisation en tant qu’adjoint(e) de direction au sein de la Vice-présidente exécutive intégration et création de valeurs. Vous aurez à la chance de participer aux activités d’intégration entre 2 grands assureurs.  Vous assisterez différents gestionnaires leader d’intégration, en assurant diverses tâches administratives. Vous apporterez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, la préparation de rencontres d’équipes, la production de comptes de dépenses et de divers documents.

Vous vous réaliserez dans les tâches et fonctions suivantes :

  • Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
  • Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.). Confirmer aux membres participants leur présence à ces réunions.
  • Participer activement à l’élaboration de présentations, et de procédures. Planifier, participer et rédiger les comptes rendus du comité de direction de la Vice-présidence.
  • Relire des documents pour relecture et corrections Rédiger des lettres et des communications variées
  • Soutenir les leaders dans les différents suivis
  • Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d’autorités.
  • Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
  • Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
  • Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
  • Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
  • Réaliser différents travaux reliés aux activités du secteur.
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

 

Vos qualifications et talents :

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
  • Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente.
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite est un atout.
  • Maîtrise des outils de la suite MS Office.
  • Démontrer de l’entregent, du dynamisme, de la proactivité, de la débrouillardise, de la discrétion, un bon sens de l’organisation et de la facilité à gérer le stress et les priorités.

 

 

SSQ ASSURANCE

Adjointe de direction Permanent
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